Oportunidades de mejora: aprenda a identificarlas en su empresa

Identificar las oportunidades de mejora en una empresa constituye un proceso fundamental para el crecimiento de toda la organización. Cuando se trata de reducir gastos, optimizar procesos, evitar actividades innecesarias, entonces identificar las soluciones puede ser complicado.

Por este motivo, le mostraremos cómo puede reconocer las señales que potenciarán la productividad. Además, disminuir gastos en su negocio sin importar el tamaño.

Pasos para identificar oportunidades de mejora en una empresa

Cualquier oportunidad de mejora debe tomarse para alcanzar todos los objetivos de forma eficiente. Para ello, se aconseja tomar los siguientes pasos:

Identificar el problema

Aceptar que la empresa tiene un problema que conlleva a retrasos, pérdida de productividad y recursos es el primer paso para revelar las oportunidades de mejora.

El diagrama de Ishikawa es un método efectivo y gráfico para identificar un problema en su empresa. Esta técnica requiere desglosar el proceso que se lleva a cabo antes, durante y después de la existencia del contratiempo.

Por ejemplo, si los productos se demoran en llegar a los clientes de su empresa, es un claro indicativo de que algo está mal y existe una oportunidad para mejorar.

Oportunidades de mejora: examinar el evento

Luego de aislar la problemática e identificar la raíz de su causa, es necesario examinar el evento. En este punto, se plantean las posibles soluciones. Para ello, es obligatorio responder a las siguientes preguntas:

• ¿Qué causó el problema?
• ¿Qué consecuencia trae para la empresa a corto, mediano y largo plazo?
• ¿Cómo podría solucionarse el contratiempo?
• ¿Existen otras alternativas?
• ¿Cuánto costaría aplicar una solución?

Siguiendo el ejemplo, se sabe que en el departamento de empaquetado no hubo problemas y el transporte salió a tiempo. Por ende, se detecta que la causa del problema son las rutas tomadas hacia el destino.

Destacar las soluciones

Acá, es muy probable que las soluciones sean expuestas tras analizar la causa de la dificultad. Por ello, se evalúan todas las posibles soluciones, considerando el impacto que tiene su aplicación.

En el caso propuesto, acudir a una empresa externa de envíos o crear nuevas rutas de transporte son soluciones destacadas. Pedirles a los clientes que busquen sus productos en las oficinas no es una alternativa; puesto que se opera en toda la nación.

Calcular el efecto

Inmediatamente después de identificar las oportunidades de mejora ante un problema, se procede a calcular su efecto. Es primordial evaluar el impacto de cada medida antes de aplicarla, pues el capital de trabajo puede verse limitado.

Continuando con el ejemplo, ambas soluciones planteadas son completamente factibles y solucionarían la eventualidad. Sin embargo, a largo plazo, una empresa de logística será un gasto mayor que el de planificar nuevas rutas.

Oportunidades de mejora: atender las primeras necesidades

En secuencia de los anteriores pasos, las primeras necesidades deben priorizarse en todo momento. El método Kaizen puede ser incorporado en este punto, ya que trata de la optimización de todos los procesos en una empresa.

Por ejemplo, debido a que las entregas son sustanciales para el modelo de negocio de la compañía, no pueden evaluarse alternativas que causen más demoras. Además, algunos tipos de contrato pueden causar pausas en el procedimiento de despacho. Esto, si se tiene en cuenta una organización externa para los repartos.

Aplicar la solución

Finalmente, poner en práctica la solución es el último paso para la aplicación de las oportunidades de mejora en una empresa. Se llega a esta conclusión tras identificar el problema, analizarlo, evaluar las posibles soluciones y atender las primeras necesidades.

Para acabar con el ejemplo, la planificación de nuevas rutas provee a los clientes de sus productos sin demoras. Pese a que el costo inicial fue superior, si se compara con la otra alternativa, a largo plazo, contribuye con el alcance de los objetivos empresariales.

¿Todo acaba después de implementar?

Aplicar la solución no debería ser el último paso para aprovechar las ocasiones de optimización. Continuar con un monitoreo de los nuevos procesos o de los cambios realizados aportará la respuesta adecuada para conocer si su empresa es más eficiente que antes.

Las oportunidades de mejora están en todos lados, pero saber dónde se ocultan es lo complicado. Con esta serie de pasos, usted estará mucho más cerca de contar con procesos sumamente eficientes y conseguir los incentivos competitivos que necesita para seguir creciendo.

Referencias Bibliográficas

Equipo de redacción de Drew. (2021, 3 de septiembre). Detección de oportunidades de mejora. Drew. http://blog.wearedrew.co/operaciones/deteccion-de-oportunidades-de-mejora

Salesforce Latinoamérica. (2022, 9 de febrero). Diagrama de Ishikawa: Qué es y cómo aplicarlo. https://www.salesforce.com/mx/blog/2022/01/diagrama-de-ishikawa-que-es.html

Rock Content. (2019, 9 de noviembre). Descubre qué es el método Kaizen y cuáles son sus beneficios a las empresas. https://rockcontent.com/es/blog/metodo-kaizen